Kako umetna inteligenca spreminja delo: iz operative v vodenje AI ekipe

Z AI se moja vloga spreminja: iz operative prehajam v vodenje digitalne ekipe

V zadnjem času se pri svojem delu vedno pogosteje zalotim pri eni misli:

Počutim se, kot da imam štiri, pet ali celo več dodatnih zaposlenih.

Ne zato, ker bi dejansko povečala ekipo.

Ampak zato, ker vedno več nalog, ki sem jih še pred kratkim opravljala sama, danes delegiram umetni inteligenci.

In tukaj ne govorim več samo o tem, da mi ChatGPT napiše kakšno besedilo.

Govorim o čisto konkretnem delu.

Včasih sem izvajala. Danes vedno bolj delegiram.

Od ročnega dela do delegiranja nalog

Še nedolgo nazaj sem v Excelu razmišljala, katere celice moram povezati, katero formulo napisati in kako iz podatkov sestaviti uporabno poročilo.

Danes lahko AI dobi podatke, jih analizira, pripravi formule, izdela preglednice, poišče nepravilnosti in iz njih sestavi dashboard.

Včasih sem sedela v Canvi, kopirala besedila, jih vstavljala v predloge, prilagajala posamezne elemente in ponavljala enake korake.

Danes lahko velik del tega procesa delegiram.

Včasih sem sama pregledovala e-maile in za vsakega posebej sestavljala odgovor.

Danes lahko AI prepozna vsebino prejetega sporočila in mi pripravi osnutek odgovora v mojem načinu komunikacije. Jaz ga pregledam, prilagodim in potrdim.

In to je velika razlika.

AI ne prevzema moje odgovornosti. Prevzema velik del izvedbe.

Moj koledar? Vedno manj klikam.

Tudi pri koledarju se moj način dela spreminja.

Namesto da odpiram koledar, iščem datum, ustvarjam dogodek, vnašam uro in druge podatke, lahko preprosto podam glasovno navodilo.

Na primer:

> »V ponedeljek od devetih do enajstih mi rezerviraj čas za pripravo izobraževanja.«

In naloga je opravljena.

Moja naloga ni več klikanje.

Moja naloga je povedati, kaj želim doseči.

Administracija, ki mi je jemala čas, se seli na AI

Dober primer so tudi potni nalogi oziroma obrazci za kilometrino.

Če evidenco svojih službenih poti vodim v koledarju, lahko AI pregleda pretekli mesec, ugotovi, kje sem bila, pripravi relacije, izračuna kilometre in podatke vnese v pripravljene obrazce.

Naloga, ki je bila prej zame čista administracija, postaja proces, ki ga nadzorujem.

Podobno velja za baze podatkov.

AI lahko preverja podatke o podjetjih, išče kontaktne osebe, e-poštne naslove in telefonske številke ter podatke vnaša v tabelo.

Medtem ko jaz delam nekaj drugega.

Po sestanku mi ni treba več razmišljati, kaj sem obljubila

Še en primer, ki mi je zelo spremenil delo, so sestanki.

AI lahko sestanek posname, pripravi transkripcijo, povzame ključne ugotovitve in iz pogovora izlušči naloge.

Na koncu lahko dobim zelo konkreten seznam:

• Kaj mora narediti Tanja?
• Kaj mora narediti stranka?
• Kaj smo se dogovorili?
• Kateri so naslednji koraki?

Namesto da po sestanku še enkrat brskam po zapiskih in razmišljam, kaj sem komu obljubila, imam velik del tega procesa že pripravljenega.

Tudi ustvarjanje vsebin je danes drugačno

Vedno manj časa porabim za tehnično izdelavo vsebin.

AI mi pomaga pri pripravi grafik.

AI mi pomaga pri videu.

Podnapisi se generirajo avtomatsko.

Besedilo se lahko avtomatsko prilagodi različnim kanalom.

Digitalni avatar lahko posname vsebino brez klasičnega snemanja videa.

To ne pomeni, da moja vloga izgine.

Prav nasprotno.

Moja vloga se premika višje.

Še vedno moram vedeti, kaj želim povedati.

Še vedno moram poznati svojo ciljno skupino.

Še vedno odločam, kaj je dobro in kaj ni.

Samo izvedbe je vedno manj.

V resnici imam digitalno ekipo

Če bi svoje trenutno delo ponazorila z zaposlenimi, bi lahko izgledalo približno tako:

• Ena oseba mi izpolnjuje obrazce za kilometrino.
• Druga pripravlja vsebine v Canvi.
• Tretja pripravlja odgovore na e-maile.
• Četrta analizira podatke v Excelu.
• Peta pripravlja dashboard prodaje.
• Šesta ureja bazo kontaktov in išče manjkajoče podatke.
• Sedma pregleduje sestanke in pripravlja naloge.

In najbolj zanimivo?

Vsi lahko delajo istočasno.

Jaz pa vedno manj časa porabljam za samo izvedbo in vedno več za nekaj drugega:

• razmišljanje,
• odločanje,
• preverjanje,
• usmerjanje,
• delegiranje.

Iz izvajalke postajamo vodje AI procesov

Mislim, da je ravno tukaj ena največjih sprememb, ki jih umetna inteligenca prinaša v poslovno okolje.

Dolga leta smo govorili predvsem o produktivnosti.

Kako narediti isto nalogo hitreje?

Danes pa se vprašanje spreminja.

Ali moram to nalogo sploh še izvajati jaz?

Če lahko AI pripravi analizo, ali moram jaz tri ure sestavljati formule?

Če lahko AI pripravi osnutek odgovora, ali moram vsak e-mail začeti s praznim dokumentom?

Če lahko AI iz sestanka sam pripravi naloge, ali moram jaz pisati zapisnik?

Če lahko AI prenese podatke med sistemi, ali mora nekdo ves dan kopirati podatke iz ene tabele v drugo?

To je bistveno več kot prihranek desetih minut.

Gre za popolnoma drugačen način organizacije dela.

In zdaj si predstavljajte večje podjetje

Moje podjetje je majhno.

Procesov nimamo na stotine.

Oddelkov nimamo deset.

Kljub temu že sama vidim ogromno področij, kjer lahko z uporabo AI zmanjšam količino rutinske operative.

Zdaj pa si predstavljajte podjetje s 50, 200 ali 1.000 zaposlenimi.

Koliko časa zaposleni vsak dan porabijo za:

• vnašanje podatkov,
• prepisovanje informacij,
• pripravo poročil,
• iskanje dokumentov,
• odgovarjanje na podobne e-maile,
• urejanje tabel,
• pisanje zapisnikov,
• pripravo prezentacij,
• usklajevanje terminov,
• izpolnjevanje obrazcev?

Če samo del teh procesov pametno prenesemo na AI, ne govorimo več o nekaj minutah prihranka.

Govorimo o popolnoma drugačni organizaciji dela.

Prihodnost dela ne bo samo v tem, kdo zna uporabljati AI

Vedno bolj pomembno bo nekaj drugega.

• Kdo zna AI dati dobro nalogo?
• Kdo zna proces razdeliti na posamezne korake?
• Kdo zna presoditi rezultat?
• Kdo zna povezati več orodij?
• Kdo zna prepoznati, katero delo je sploh smiselno avtomatizirati?

In predvsem:

Kdo se zna iz izvajalca premakniti v vlogo vodje?

Ker sama danes velikokrat ne delam več naloge.

Povem, kaj želim.

Pregledam rezultat.

Popravim smer.

Potrdim izvedbo.

In grem naprej.

To je zelo podobno vodenju zaposlenih.

Le da moja nova digitalna ekipa ne sedi v sosednji pisarni.

Je v računalniku.

In to je šele začetek.

Pogosta vprašanja o AI avtomatizaciji dela

Kako umetna inteligenca zmanjšuje operativno delo?

AI lahko prevzame ali pospeši naloge, kot so analiza podatkov, priprava formul, izdelava poročil, priprava osnutkov e-mailov, urejanje koledarja, transkripcija sestankov, priprava zapisnikov, izpolnjevanje obrazcev, delo z bazami podatkov ter priprava vsebin.

Ali AI pomeni, da zaposleni ne bodo več potrebni?

Ključna sprememba ni nujno odstranitev človeka iz procesa, ampak sprememba njegove vloge. Manj časa lahko porabi za rutinsko izvedbo in več za odločanje, komunikacijo, nadzor, strategijo in razvoj.

Katere poslovne procese je smiselno najprej avtomatizirati z AI?

Največji potencial imajo pogosto ponavljajoče se naloge, pri katerih zaposleni prepisujejo podatke, iščejo informacije, pripravljajo podobna poročila, odgovarjajo na ponavljajoča vprašanja ali izvajajo vedno enake administrativne korake.

Kaj bo pomembna kompetenca zaposlenih v času umetne inteligence?

Vedno pomembnejša bo sposobnost delegiranja nalog umetni inteligenci, jasnega podajanja navodil, preverjanja rezultatov, povezovanja informacij in razumevanja celotnega poslovnega procesa.

Morda zato pravo vprašanje za podjetja danes ni več: »Ali uporabljamo umetno inteligenco?«

Pravo vprašanje je:

> »Koliko dela naši ljudje še vedno opravljajo ročno, čeprav jim ga ne bi bilo več treba?«